Satura rādītājs:
Domājat, cik ilgi jāglabā dokumenti? Pirmkārt, nosakiet, kas ir dokuments. Piemēram, ja dokumentā ir iekļauta monetāra informācija, piemēram, maksājuma stieņi vai aizdevuma paziņojumi, tos klasificētu finanšu dokumentos. Lielākā daļa finanšu dokumentu tiek glabāti līdz gada beigām un vairākus gadus tiek turēti vēlākai finanšu revīzijai, ja nepieciešams. Citas kategorijas ietver identifikāciju, līgumsaistības, izglītību un personisko.
Finanšu dokumenti
Paturiet ienākumus un izdevumus, rēķinus un citus finanšu dokumentus, piemēram, ikmēneša bankas izrakstus, uz laiku līdz vienam gadam. Tomēr, arhivējot finanšu uzskaiti nodokļu vajadzībām, jums ir jāglabā biznesa un personīgie finanšu dokumenti, piemēram, kvītis, līdz 10 gadiem, ja saņemat revīziju.
Apliecinājuma dokumenti
Identifikācijas dokuments ir personas vecuma un dzimšanas vārda pierādījums, piemēram, dzimšanas apliecība vai autovadītāja apliecība. Šie dokumenti būtu jāsaglabā dzīvē, salīdzinoši labi, pēc tiesu iestāžu pieprasījuma. Valsts izsniegta licence, kas nav autovadītāja apliecība, ir arī dokumentētas identifikācijas veids, kas pēc termiņa beigām jāatjauno, piemēram, vadītāja apliecība.
Līgumdokumenti
Līgumdokumenti ir jebkura rakstiska vienošanās starp personu un trešo personu par preču vai pakalpojumu apmaiņu vai pārdošanu. Šīs preces vai pakalpojumi var būt māja vai automašīna, kas ietver jebkādus nomas līgumus vai īpašuma dokumentus, vai garantijas par iegādātu īpašumu. Jebkurā gadījumā līguma dokumentam ir noteikts dokumenta termiņš vai beigu datums, kas var būt arī izraudzītais datums, lai atbrīvotos no dokumenta.
Izglītības ieraksti
Klasificētu pētījumu un tamlīdzīgu materiālu uzglabāšana kurpju kastē vai saliekamā mapē var būt noderīga vēlākai izmantošanai mācību dokumentu arhivēšanā semestrī. Ar semestra arhivēto darbu students var pārskatīt savu agrāko darbu vidusposmā vai galīgajā posmā, kā arī vajadzības gadījumā apstrīdēt gala atzīmes.
Citiem izglītojošiem dokumentiem, piemēram, parādzīmēm vai studentu kredīta paziņojumiem, mēģiniet arhivēt šos dokumentus finanšu kategorijā. Tas palīdzēs jums sekot līdzi finansiālajām saistībām.
Personīgie ieraksti
Personīgie ieraksti ir tādi dokumenti kā laulības apliecība, koledžas grāds un medicīniskie dokumenti, kas ir sensitīvi gabali, kuriem ir būtiska vērtība. Šie vienumi vienmēr jāglabā drošā vietā vai jānovieto, jo šie priekšmeti parasti netiek publiskoti. Sertifikātu vai grādu var ierāmēt un uzstādīt, lai to saglabātu un privāti parādītu mājās vai birojā.